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Pour organiser une fête

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Pour organiser une fête

Pour réussir la fête, il est nécessaire qu’elle soit organisée dans les meilleures conditions et dans les moindres détails. Voici quelques éléments de cette recette.

Constituer une équipe de coordination
A sa tête, un coordinateur général, celui qui motive les troupes, désamorce les éventuels conflits ou tensions, qui accueille, écoute, remercie : c’est le pilote dans l’avion !!
Autour de lui, une véritable équipe de 8 à 10 personnes. Leur choix se fera en fonction surtout de leurs compétences pour mener à bien le projet (voir plus loin les commissions mises en place). Avec chacun, on met au point le cahier des charges, c’est-à-dire ce qui fera l’objet de son travail dans la préparation et la réalisation de la manifestation.
Attention : ne pas oublier que toute équipe qui vit a besoin d’une mémoire ; il faut donc un(e) secrétaire qui prend note pendant les réunions, fait circuler l’information, rappelle les échéances.
De plus comme cette équipe sera appelée à vaincre les forces négatives, les peurs et les lassitudes inévitables au long de la préparation, elle aura soin de faire vraiment équipe : une soirée autour d’un repas, cela soude !!

Définir le projet
Une fête doit répondre à des objectifs qu’il importe de se donner avant de se mettre au travail. Ensemble, on pose clairement les trois ou quatre raisons de cette fête.
Quand ces objectifs sont posés, place à l’imagination. Une fête : qui ? Quoi ? Où ? Comment ? Combien de temps ?
Si on prend en mains l’organisation d’une fête déjà inscrite sur les agendas de l’année scolaire, une partie du travail est déjà faite mais n’oublions quand même pas de faire évoluer les choses.
Si on met en place une nouvelle manifestation, alors place à la créativité : au cours d’une réunion, donnons le temps à l’expression de chacun ; ensuite, il s’agira de passer toutes ces idées au crible de la réalité, matérielle, financière, technique, …

Mettre en place des commissions
L’équipe de coordination ne pourra suffire sans doute et il sera nécessaire de s’entourer de compétences nouvelles. Chaque commission (de 2 à 4 personnes, peut-être plus en fonction des domaines) sera prise en charge par un membre de l’équipe de coordination :
- commission d’infrastructure : les lieux de la fête, les espaces, la location de matériel, la décoration, les parkings, etc.
- commission de programme : déroulement de la fête, musique, artistes, régie, etc.
- commission technique : son, lumière, vidéo
- commission de communication : relations avec la presse, affiches, annonces, invitations à faire…
- commission administrative et financière : budget, suivi des dépenses et recettes, autorisations à demander (SACEM, buvettes, …), assurances,…
- commission d’intendance : repas, boissons, …
- commission de sécurité : parking, pompier, police, …

Etablir un échéancier
Le calendrier des différentes étapes de préparation, de réalisation et aussi de l’après-fête doit être bien établi et connu de tous avant le lancement des opérations. C’est une façon de responsabiliser chacun. Le coordinateur aura le souci de faire respecter ce calendrier.
Dans cet échéancier, on aura prévu les réunions permettant d’évaluer l’avancée du projet et ainsi, si besoin de faire les corrections nécessaires.

Ne pas oublier les lendemains de fête
Il faut prévoir les réunions de bilan (à chaud et à froid), et pas seulement financier car en repérant le positif et le négatif de la manifestation, on aura à cœur de faire mieux la fois suivante.
Un dernier point : ne pas oublier de remercier tous ceux qui ont contribué à la réussite de la fête : un pot de l’amitié s’impose !!

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