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Le numérique et la communication en équipe

Temps de lecture : 18 minutes
Le numérique et la communication en équipe

Une nouvelle réalité dans la vie des équipes pédagogiques : les outils numériques (smartphone, ordinateur, ...) permettant de communiquer par mails, SMS, ... Quels apports pour la vie des équipes ? Dans quelles conditions ? 

Les clés d’une utilisation efficiente
  • Avoir un regard positif sur le numérique : ni diaboliser ni idéaliser ; repérer les intérêts et les limites (rapidité des échanges, facilité de transmission, mais aussi risque d’envahissement…).
  • Adapter le canal de transmission aux messages à transmettre.
  • Face à l’envahissement de l’information par le biais de ces outils, maîtriser l’immédiateté ; ne pas subir la tyrannie de l’urgence ; savoir dire "non" ; demeurer maître de l’organisation de notre temps. Ne pas submerger les collègues d’infos en utilisant le transfert de messages reçus. 
  • Gérer le temps : ne pas se laisser submerger par l’information, en faire le tri pour dégager du temps pour la réflexion. Faire circuler certaines informations ne faisant pas débat par des canaux numériques peut permettre de dégager des temps pour la réflexion en équipe pendant les temps de concertation. 
  • Anticiper : la facilité de transmission de l’info à tout moment ne doit pas faire oublier l’importance de la prévision (un ordre du jour de réunion ne peut être transmis quelques minutes avant la réunion !).
  • Avoir une connaissance réciproque des approches de chacun par rapport aux outils numériques.
 
Conditions
  • Des infomations hiérarchisées et organisées, y compris dans la transmission : tout ce qui doit être transmis n’est pas d’égale importance ; 
  • Une communication régulière : une info transmise de façon régulière a plus de chances d’être lue.
  • Des interlocuteurs identifiables : le message transmis par le chef d’établissement à son équipe sera identifié clairement (signature, objet du message, par exemple).
  • Des messages lisibles : langage, présentation...
 
L’incontournable de la relation directe
 
Le travail en équipe repose sur un principe d’entraide et suppose une part d’engagement de soi. Le don passe par la parole, mais aussi par le corps. En deçà des mots, les gestes, le regard et la voix véhiculent nos affects, ce qui nous anime. On a besoin de s’entendre, de s’écouter, de se voir, de se regarder, pour exprimer ce qu’on tente de dire. C’est sans doute plus déstabilisant que la communication à distance, mais aussi plus vivant.
 
Quand l’outil numérique fait écran au langage du corps, le face-à-face oblige à comprendre l’autre au-delà de ses mots et à faire état de son propre ressenti (ses émotions, ses craintes, ses projets). Au fond, la présence des autres permet d’en savoir plus. Elle offre également d’autres ressources : un appui concret et une possibilité d’action décuplée. Dans une équipe, la présence des autres permet de "se serrer les coudes", "s’épauler". Face aux éventuelles épreuves de la vie professionnelle, "faire corps" redonne de la force (énergie). Ce sentiment d’appartenance est peut-être renforcé et recherché au moment de faire avec l’autre, d’inventer une réponse ou un projet.
 
 
Apprendre à se connaître
 

Lorsque l’on communique verbalement, on prend en compte, de manière consciente ou inconsciente, ce que l’on sait de son interlocuteur. On sait ou l’on perçoit qu’un tel est sensible à l’humour / est susceptible / est très réservé / a tendance à exagérer, etc. Mieux l’on se connaît et plus la communication devient efficace. 
 
La communication numérique étant un mode de communication à part entière, il est normal que chacun y réagisse d’une façon aussi personnelle qu’il réagit à la communication verbale. Or, on n’a pas toujours conscience du fait qu’une information envoyée à tous par email, par exemple, peut être reçue par chacun de façon très différente.
 
Avoir conscience des spécificités de chacun dans son rapport au numérique ne peut qu’améliorer la communication au sein d’une équipe. Le Chef d’Etablissement, en particulier, doit en avoir la préoccupation. 
 
Prenons un exemple :
Un Chef d’Etablissement a reçu une demande de la part d’un parent d’élève qui voudrait une lettre de recommandation pour faciliter l’inscription de son enfant dans une école à l’étranger. Le Chef d’Etablissement, avant de rédiger la recommandation, envoie à l’enseignant de l’enfant un email pour lui demander de lister rapidement les compétences, les goûts et les difficultés de cet élève. Ce mail peut être reçu de façons très différentes. 
  • L’enseignant peut apprécier ce mode de communication et répondre rapidement sans pour pourtant se sentir obligé de le faire immédiatement. 
  • L’enseignant peut comprendre pourquoi le chef d’établissement a utilisé ce mode de communication, mais regretter de ne pas avoir eu l’occasion de lui poser poser oralement quelques questions (C’est urgent? Ils partent où ? De quelle façon veux-tu que je rédige? Je suis obligé de le taper ou je peux le faire manuscrit ?)
  • L’enseignant peut trouver abusif d’être sollicité ainsi en dehors de son temps de travail et ressentir l’usage de ce mode de communication comme une injonction à répondre immédiatement. 
  • L’enseignant peut ne pas avoir l’habitude de relever ses mails régulièrement. La réponse peut alors prendre du retard et cela peut créer un problème de communication avec le Chef d’Etablissement.
  • L’enseignant peut ne pas avoir d’adresse email personnelle mais dépendre de son mari qui relève les mails familiaux et les imprime au bureau… 
  • Etc. 
On voit donc comment, au delà du cadre fixé pour la communication numérique dans l’établissement, le fait de prendre en compte le rapport au numérique de chacun peut améliorer la qualité de la communication en équipe. 
 
 
Une charte à construire ?
 
Afin de clarifier les rôles de chacun, les attentes que le chef d’établissement a envers l’usage des outils numériques, ainsi que les exigences que l’on se donne en commun, il peut être utile de construire une charte de bonne communication au sein de l’équipe, qui prend en compte les objectifs du chef d’établissement et des différents modes de communication évoqués plus haut.
 
Des questions pour écrire une charte
Voici les points à prendre en compte pour construire cette charte, à écrire si possible en concertation avec l’équipe :
  • Quels outils sont utilisés ? (téléphone, tablette, ordinateur…). Tous les membres de l’équipe sont-ils équipés? 
  • Quels services de communication sont utilisés ? (e-mail, SMS, réseau social…)
  • L’adresse mail fournie est-elle la plus consultée ? Est-ce une adresse personnelle, ou familiale ? Est-ce l’adresse académique ? 
  • Quel type de message est transmis ? (information pédagogique, dates de concertation, compte-rendu de formation, …). Pour certaines informations, le message ne doit-il pas passer aussi par le contact direct ?
  • A quelle fréquence l’équipe est-elle prête à recevoir des informations ? (combien d’e-mails par semaine ? Quels horaires pour les SMS ?)
  • Une réponse est-elle attendue ? Et comment identifier cette attente ?
  • Si c’est le cas, à quelle fréquence la réponse est-elle attendue ?
  • Réflexion autour de la communication à toute l’équipe et celle uniquement envers une personne de l’équipe (“répondre à tous”, ou ne répondre qu’à l’expéditeur ?).
  • Certains canaux de communication ne sont-ils pas considérés comme trop intrusifs par certains collègues ? (SMS par exemple).
  • Les collègues lisent-ils leurs e-mails régulièrement ?
  • Identifie-t-on des “conflits de génération” entre les usages et les attentes des collègues ?
  • Certaines informations doivent-elles passer obligatoirement par les créneaux classiques ? (papier, fiche d’info hebdomadaire…).
L’idée de cette charte n’est pas d’en faire un document figé, mais de mettre par écrit ce que l’équipe est prête à accepter, pour une communication plus efficace.
A défaut, si aucun document n’est écrit, prendre du temps en début d’année pour répondre en équipe à ces questions peut aider à se dire les choses.
 
En amont
Le cas échéant, une formation rapide en équipe peut être faite par un membre qui maîtrise le mieux les outils pour apprendre à utiliser correctement la messagerie par exemple : renseigner l’objet des mails, répondre à une seule personne, répondre à toute l’équipe, transférer un message, envoyer un lien ou une image, ajouter un destinataire en copie cachée...
 
 
A lire sur sitEColes
 
Des textes pour aller plus loin sur la communication
 
Entre ce que je pense, 
ce que je veux dire, 
ce que je crois dire, 
ce que je dis,
ce que vous voulez entendre, 
ce que vous entendez, 
ce que vous croyez en comprendre, 
ce que vous voulez comprendre, et 
ce que vous comprenez,
Il y a au moins neuf possibilités 
de ne pas se comprendre.
 
Mais, s'il vous plaît, essayons quand même.
 
(Bernard Werber)
 
 
Jus et salade
 
On rêve de communauté où chacun, censément, serait le tout de l’autre. Non pas comme des pommes sur le pommier où chacune est finalement pour soi et le soleil pour tous. Ni comme des fruits dans une même corbeille : il y a diversité, mais juxtaposée.
Alors, on invente la communauté passée dans la moulinette ou le mixer. Tout y passe en effet : la peau, les pépins. Il en sort un jus uniforme plein de vitamines. Mais chacun y a perdu sa personnalité.
C’était, dit-on, le résultat de certains ordres religieux, autrefois. C’est peut-être, aujourd’hui, l’idéal de telle communauté de base où l’on ne sait plus très bien reconnaître laïcs, religieuses, gens mariés, célibataires.
Une solution meilleure ? La salade de fruits. Chacun reste lui-même : poire, pomme, banane, ananas. Et chacun bénéficie du goût propre de l’autre. Mais à une condition : accepter évangéliquement d’être coupé en quatre, dix ou douze morceaux, si l’on est un beau, gros fruit. Seuls, les très humbles restent entiers : une cerise, un grain de raisin, une groseille.
 
 
Sources des images : P. Mayne, sitEColes, A. Bowden
 
 
 

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