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Etat des lieux d’une école

Temps de lecture : 10 minutes
Etat des lieux d’une école

Eléments à prendre en compte dans la rédaction de l’état des lieux d’une école pour faciliter la prise de fonction d’un autre chef d’établissement.

« Lors de sa nomination par l’autorité de tutelle, le chef d'établissement du premier degré doit disposer d’un état des lieux lui permettant de connaître la situation de cet établissement. Cet état des lieux est annexé à la lettre de mission.» (Article 1.3, Statut du chef d’établissement 1er degré – 2012)
 
« Un état des lieux » … pourquoi ?
  • pour permettre au chef d’établissement qui part d’analyser le vécu de son établissement 
  • pour permettre au chef d’établissement nouvellement nommé de mieux connaitre l’école
  • pour faciliter le passage entre deux chefs d’établissement 
  • pour une meilleure connaissance de l’école par l’autorité de tutelle, en particulier pour rédiger la lettre de mission

Qui le rédige ?

Le Statut ne l’indique pas, les  pratiques d’un diocèse à l’autre sont différentes. Voici deux modalités possibles :
  • l’autorité de tutelle ou le Chargé de Mission par délégation
  • le chef d’établissement qui part en lien avec celui qui arrive, avec remise d’une copie à l’autorité de tutelle
Quel est son contenu ?
  • Il peut être uniquement centré sur le projet éducatif et les relations vécues au sein de l’établissement. Il s’agira d’auditionner les représentants des différents instances en dehors de la présence du chef d’établissement, à partir de questions telles que :
    * Qu’appréciez-vous dans votre établissement ? A quoi tenez-vous essentiellement ?
    * Que souhaitez-vous voir modifié, accentué ?
    * Quelles sont vos attentes, vos suggestions, vos questions ?
  • Il peut être plus complet et concerner tous les domaines de la vie de l’établissement. 
  • Dans tous les cas, il sera complété par une liste récapitulative de tous les documents administratifs obligatoires. Cette passation peut être formalisée par un procès-verbal de passation de documents.
Proposition pour le rédiger
 
Voici, à titre non exhaustif, douze domaines de la vie de l’école avec des questions pour les préciser :
 
1. L’école
  • Quelle tutelle (diocésaine ou congréganiste) ? : coordonnées, …
  • Nom du Chargé de mission responsable du secteur
  • Nom du psychologue du secteur, du référent
  • Quel collège de référence ? Nom du chef d’établissement, coordonnées, 
  • Présence d’un poste de Regroupement d’Adaptation (R.A.), d’une CLIS, …
  • Effectifs et répartition pédagogique
2. Le projet éducatif et le projet d’établissement de l’école
  • Quelles en sont les grandes lignes ? (Joindre la copie des projets)
  • Dans les 4 champs de responsabilités du chef d’établissement, quels sont les points forts, les points à améliorer et à développer ?
  • Conseil des maitres : ressources et responsabilité des enseignants, …
  • Fonctionnement du conseil d’établissement : comptes rendus des réunions, composition, …
  • Nom et localisation des dossiers à transmettre, identifiants et mots de passe pour les sites et applications
3. Liens avec la paroisse
  • Nom du prêtre ou de son représentant
  • Organisation de la catéchèse : parcours utilisés, noms des catéchistes, …

4. Nature du contrat avec l’Etat

  • Contrat avec l’état : Simple ou Association ?
  • Numéro du contrat et date de signature
  • Circonscription académique
  • Nom de l’Inspecteur de l’Education Nationale (I.E.N.)
5. Situation immobilière
  • Qui en est le propriétaire : association ou particulier ?
  • De quoi sont composés les locaux : bâtiments scolaires, logement de fonction, location, …
  • Qui détient les archives ?
  • Quel est le lien entre l’OGEC et le propriétaire : bail, commodat, mise à disposition, clauses particulières, …
  • Quel est l’état des locaux : travaux effectués ou à envisager (nature et montant)
  • Mémo : codes, clés compteurs, …
6. Situation mobilière
  • Quel mobilier ? Un inventaire précis du mobilier de tous les locaux de l’école doit être établi : classes, salles communes, jeux de cour, bureau de direction, accueil périscolaire (garderie), salle de restauration et de cuisine, … A cet effet, il est conseillé de tenir à jour un cahier d’inventaire du matériel.
  • Où sont les factures et les garanties en cours ?
  • Quels achats sont à envisager
7. Assurances des biens et personnes
  • Immobilier - mobilier - scolaire- extrascolaire
  • Quel est l’assureur et au nom de qui sont établies les assurances ?
8. Situation financière
  • Quels sont les derniers résultats financiers (joindre les derniers bilans et comptes de résultats).
  • Quels emprunts : montant total, échéances ?
  • Quelles ressources : montant des contributions des familles, bénéfice des manifestations, fêtes, … ?
  • Quel budget prévisionnel et quelle répartition : budget pédagogique, … ?

9. Organisme de gestion

  • Nom, siège social, statuts.
  • Composition du Conseil d'Administration, du bureau et coordonnées du Président.
  • Organisation du travail de gestionnaire et d'employeur (embauche, suivi du personnel) : rôle de l'OGEC, du chef d’établissement et éventuellement : rôle d'un service d'économat ou de comptabilité (par exemple, avec l'aide de l'UDOGEC). Bien préciser comment les relations s'établissent pour ce travail et qui détient les pièces comptables.
  • Quels salariés ? Noms, coordonnées, copie des contrats, …
10. Activités périscolaires : garderie, restauration, étude, activités péri éducatives,…
  • Quels fonctionnements ?
  • Quels effectifs ?
  • Quels salariés avec quels statuts (nature des contrats, fiche de poste, horaires, rémunération) ?
  • Comment sont assurées les surveillances ? Participation des enseignants ?
  • Quelles conventions avec la municipalité ?
11. Relations avec la commune
  • Nom du maire de la commune et de l’adjoint aux affaires scolaires
  • Quels sont les montants du forfait (contrat d’association) ou de la subvention (contrat simple), des mesures à caractère social et autres aides ?
  • Quelles sont les conventions mises en place ? (Joindre les photocopies de ces conventions).
12. Les associations
  • L’Apel : composition du Conseil d'Administration, du bureau, les coordonnées du président, rôle joué dans l'établissement, activités, liens avec l’OGEC…
  • Autres associations, comme l’association sportive (coordonnées des présidents) 
 

© Crédit photo : Françoise Aujard
 

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