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Registres administratifs obligatoires

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Registres administratifs obligatoires

Liste des registres obligatoires pour le contrôle administratif que le chef d’établissement doit ouvrir et tenir à jour.
 
Dans une école sous contrat avec l’état, le chef d’établissement est tenu de mettre à jour différents registres administratifs et de les présenter à l’IEN suivant sa demande. Ces registres sont :
 
1.   Registre des élèves inscrits (ancien registre matricule)
Le registre des élèves inscrits est obligatoire. Chaque élève est porté sur le registre des élèves inscrits à compter du jour où il commence réellement à fréquenter l’école.
Il est indispensable de le tenir à jour et il doit être fiable puisqu’il « … est à la fois une mémoire et un outil de gestion permettant aux autorités hiérarchiques de procéder aisément à des contrôles périodiques sur les effectifs ». Le chef d’établissement pourra ainsi établir un certificat de scolarité.
La circulaire n° 91-220 du 30 juillet 1991 (B.O. n° 32 du 19 septembre 1991), modifiée par la circulaire no 94-190 du 29 juin 1994, définit son contenu. On y trouvera :
-          nom et prénom des élèves,
-          date de naissance,
-          nom et domicile des parents ou de la personne à qui l’enfant est confié,
-          école fréquentée précédemment, avec deux sous-colonnes : adresse de l’école, date d’effet du certificat de radiation,
-          date d’inscription à l’école,
-          date de radiation de l’école,
-          observations éventuelles.
 
Il sera complété par une fiche annuelle des effectifs. Sa forme sous version papier est exigée ; à  ce jour les versions informatiques ne sont pas reconnues. Ce registre est à conserver sans limitation.
 
2.   Registres d’appel journalier
Le chef d’établissement devant veiller à l’assiduité de tous les élèves, chaque classe doit posséder un registre d’appel journalier. Il demandera aux enseignants de le remplir convenablement et peut demander à le vérifier.
En fin d’année scolaire, le chef d’établissement archive ces registres et les conserve au moins cinq ans.
 
3.   Registre des absences des enseignants
Sur ce registre, le chef d’établissement notera les absences des enseignants, en précisant :
-         leur nom et prénom,
-         les dates d’absence,
-         le motif de l’absence.
 
4.   Registre de sécurité
Chaque Chef d’établissement doit tenir à jour un registre de sécurité. Il comporte tous les renseignements relatifs aux règles de sécurité à respecter et relate tous les évènements ayant un rapport direct ou indirect avec la sécurité. Il est important d’y consigner :
-          les consignes en cas d’incendie :

  • les dispositions pratiques,
  • le plan d’évacuation des bâtiments et les lieux de rassemblement,
  • le plan de l’école avec l’emplacement des extincteurs,
  • le nom des responsables : ceux qui s’occupent de l’appel des secours, des extincteurs, des élèves, …

-          le PPMS (Plan Particulier de Mise en sécurité) et le DU (Document Unique),
-          les comptes rendus des exercices d’évacuation et de confinement,
-          les dates et natures des divers contrôles et vérifications (sécurité des locaux et aires de jeux) ainsi que les observations auxquels ceux-ci ont donné lieu,
-          les P.V. des visites de commissions de sécurité,
-          le rapport diagnostic d’accessibilité aux handicapés.
 
Par ailleurs, les consignes de sécurité, les numéros de téléphone des secours et les plans d’évacuation avec les lieux de rassemblements doivent être affichés dans chaque local.
 
5.   Registre des soins et des urgences
La tenue du registre des soins et des urgences est sous la responsabilité du chef d’établissement. En référence au  B.O. n°1 du 6 janvier 2000 qui définit les modalités à mettre en œuvre pour assurer les premiers soins et administrer les traitements des élèves sur prescription médicale, ce registre comporte :
-          le nom de l’élève ayant bénéficié des soins,
-          la date et l’heure de l’intervention,
-          les mesures de soins et d’urgence prises,
-          les éventuelles décisions d’orientation de l’élève (retour dans la famille, prise en charge par les structures de soins.
 

© Crédit photo : Françoise Aujard

 

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