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Gestion des e-mails

Temps de lecture : 7 minutes
Gestion des e-mails

Les e-mails (ou courriels) envahissent nos ordinateurs, tant dans notre vie privée que dans notre vie professionnelle. Mais comment gérer cet "envahisseur" qui nous pousse à traiter les problèmes dans l’urgence ? Voici quelques repères… A vous de réagir et de donner votre avis !!

Regards sur ce moyen de communication

- C’est avant tout un outil de communication et non de management. Il s’agit donc de s’interroger sur son utilisation en fonction d’objectifs que nous assignons à notre communication. L’e-mail ne peut remplacer la réunion, l’entretien, etc.
- Il ne s’agit pas d’une communication immédiate : quand j’envoie un e-mail, je ne dois pas attendre une réponse immédiate et de la même façon mon interlocuteur ne doit pas attendre que je lui réponde dans la foulée. Pour une réponse immédiate, prendre le téléphone ou se déplacer !!
- C’est un outil de communication écrite : alors ne pas oublier : "les paroles s’envolent, les écrits restent" ! Pas de gestes, pas de regards dans la communication par e-mails… juste peut-être les smiles !
- C’est un outil qui permet la multidiffusion instantanée à un nombre illimité de destinataires.

Des repères pour une bonne utilisation

- Je repère mes abus dans l’usage de cet outil et je cerne les usages indispensables.
- Je gère ma "journée e-mail" : relever les e-mails à échéance régulière et avoir la même attitude pour y répondre (deux fois par jour ?).
- Je suis attentif à la teneur de mes e-mails pour éviter une mauvaise interprétation (un message en phrases courtes, une relecture avant le clic de l’envoi car attention, ça part vite !!).
- Je ne traite pas de sujets complexes par e-mails.
- Je précise clairement l’objet essentiel de mon e-mail ; j’utilise des marqueurs (U= urgent ; I = important ; PTI = pour ton information).
- Je n’oublie pas les pièces à joindre.
- Je m’interroge sur les personnes véritablement concernées par mon message.
- Je n’utilise que rarement l’avis de réception (mon interlocuteur ne doit pas se sentir pressé par mon envoi) et je laisse muet cette alerte d’arrivée des e-mails (super pour vous déranger sans arrêt dans votre travail).
- En mettant quelqu’un en copie, qu’est-ce que je veux lui dire ? Est-ce que je n’aurai pas intérêt à lui envoyer un e-mail à part ?
- Avant de transférer un e-mail à mes interlocuteurs, je me pose la question du pourquoi je fais ce transfert : couvrir ma responsabilité ? Mettre en avant mon activité ? Montrer que je suis ce problème ? Et surtout je lis attentivement les e-mails que je transmets.
- Je me donne quelques techniques pour archiver, classer ou effacer mes e-mails pour ne pas engorger ma boîte.
- Etc…

Pour aller plus loin dans votre réflexion …trois clés essentiels

- La clé du temps : maîtriser l’immédiateté ; ne pas subir la tyrannie de l’urgence ; savoir dire "non". Ne cédons pas à "la dictature de l’instant" (Jean-Claude Guillebaud) ; demeurons maître de l’organisation de notre temps.
"Nous devons employer le temps comme un outil pas comme une béquille" (J.F.Kennedy).
- La clé de la rencontre : que les outils techniques ne fassent pas oublier que l’essentiel des problèmes humains se gèrent dans la rencontre de l’autre. Pressés par les urgences, nous sacrifions la relation personnelle : passons des relations dans la tension aux relations dans l’attention !
"La grandeur d’un métier est peut-être, avant tout, d’unir des hommes : il n’est qu’un luxe véritable, et c’est celui des relations humaines" (Saint-Exupéry).
La clé de la réflexion : ne vivons pas le nez dans le guidon en passant d’une tâche à l’autre sans répit, sans repos, en survolant les demandes, en effleurant les rencontres. Apprenons à mettre à plat les événements, à prendre le temps du recul, de la méditation.
"Si tu es pressé par le temps, si la tâche à accomplir te paraît infinie, si tu sens venir la fatigue et le découragement, prends alors le temps de t’asseoir et, dans la brise légère, parle à ton voisin, parle à ta voisine, prends le temps. Et surtout aie l’audace de lui dire : "j’ai besoin de toi". Tu verras comment les choses deviennent beaucoup plus simples" (Georges Oltra).

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