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Archivage

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Archivage

Dans l’hypothèse d’une inspection, d’un contrôle, de la nécessaire production de documents pour une action en justice ou auprès d’un assureur, il est essentiel de bien conserver les documents relatifs à la vie de l’école. Mais très vite la question surgit : que faut-il garder et combien de temps ?
Voici donc la recension des principaux documents à conserver avec leur temps de conservation et quelques remarques utiles pour aider chacun dans ce travail de classement et d’archivage.

Attention : les durées de conservation sont celles habituellement fournies par les services concernés. Il n’empêche qu’il est possible qu’il y ait distorsion avec d’autres informations.

De plus en plus de services proposent un archivage sur internet (téléphone, électricité…). Il est essentiel d’être attentif au suivi de vos facturations pour repérer immédiatement les erreurs possibles.

Documents concernant les élèves
- Dossier scolaire de l’élève : à transmettre au collège à l’issue de la scolarité en école (fin CM2) ou aux familles lorsque l’élève quitte l’école en cours de scolarité (dans ce cas, il est possible de le transmettre directement à l’école qui accueille l’élève).
- Registre d’appel journalier : 10 ans
- Bulletins d’absence, mots d’excuse des parents, certificats médicaux : 1 an
- Registre des élèves inscrits : sans limitation
N.B. Ce registre permet de délivrer des attestations de scolarité dans des demandes particulières (demande de nationalisation, recherche d’individu…) En cas d’utilisation d’un logiciel de gestion de l’école (ce qui est fréquemment le cas aujourd’hui), il est indispensable d’imprimer une version papier et de la tenir à jour.
- Signalements à la MDPH, PAI, … : 5 ans

Documents administratifs
- Contrat de l’école (simple ou association) et avenants : sans limitation
(Conserver en même temps la convention signée avec la commune pour l’application financière du contrat)
- Enquêtes lourdes de début d’année : 10 ans
- Compte-rendu des temps de concertation : 5 ans
(à ranger dans un dossier consultable par l’IEN lors d’une visite).
- Circulaires de l’Inspection académique, de l’IEN : à conserver jusqu’à la parution des nouvelles circulaires rendant les anciennes caduques.
- Registre de sécurité (c’est un registre obligatoire) : sans limitation (les convocations, procès-verbaux, rapports sont à conserver au moins 5 ans)
- Inventaire du matériel de l’école : sans limitation (avec un souci de mise à jour : ajout ou suppression de matériel. La bonne tenue de cet inventaire facilite la transmission d’infos lors d’un changement de direction).

Documents concernant les enseignants
- Registre du personnel enseignant : sans limitation
- Registre des absences : 5 ans

Documents concernant les bâtiments
- Titres de propriété, permis de construire, autorisation de travaux, certificats de conformité, plans : sans limitation
- Facture de travaux : au moins 10 ans
- Bail ou commodat, quittances de loyer : toute la durée d’occupation des locaux et 5 ans au-delà du dernier paiement
- Contrat de prêt : 10 ans au-delà de la dernière échéance.

Documents concernant les assurances
- Quittance de prime : 2 ans
- Contrat(s) d’assurance et avenant(s) : toute la durée du contrat et 2 ans au-delà de leur résiliation
- Documents relatifs à des litiges : sans limitation.
N.B. Sur les contrats d’assurances, les délais de prescription sont de :
. 2 ans pour réclamation et action en justice
. 10 ans pour action en responsabilité civile, à compter de la manifestation du dommage.
- Déclarations d’accidents : 50 ans (conserver toujours une copie des documents envoyés).

Précisions sur les documents relatifs aux accidents scolaires (circulaire n° 2009-154 du 27 octobre 2009) : "Aux termes de l'article 226 du code civil, "l'action en responsabilité née à raison d'un événement ayant entraîné un dommage corporel, engagée par la victime directe ou indirecte des préjudices qui en résultent, se prescrit par dix ans à compter de la date de la consolidation du dommage initial ou aggravé". Toutefois, cette prescription est suspendue jusqu'à la majorité de l'élève victime de l'accident, lorsque la demande est formulée au nom de cet élève. Il appartient aux directeurs d'école et aux chefs d'établissement de mettre en œuvre un mode de conservation des documents relatifs aux accidents scolaires qui respecte ces délais".

Documents de la vie des associations
Statuts (et leurs modifications), délibérations et compte-rendu de l’assemblée générale et des conseils d’administration, déclarations de modifications des bureaux à la Préfecture : sans limitation.

Documents comptables
- Factures de matériel : à conserver tout au long de la vie de ce matériel (elles servent de preuve auprès des assureurs en cas de vol, ..). Une copie dans le registre d’inventaire du matériel est utile).
- Factures gaz-électricité : 5 ans
- Facture téléphonie : 1 an
- Factures eau : 2 (fournisseur privé) à 4 ans (fournisseur public)
- Prestations de service : le délai de prescription pour réclamer un paiement est de 30 ans
- Pièces comptables (bilan, compte d’exploitation, pièces justificatives…) : 4 ans en plus de l’année en cours (attention, pour une association recevant des subventions publiques, ce délai est de 30 ans).

Documents employeurs (ceci concerne l’organisme de gestion)
- Livre de paie : 6 ans
- Registre unique du personnel : 30 ans
- Registre des mises en demeure et observation : 5 ans
- Horaires de travail : 5 ans
- Registre des délégués du personnel : pas de délai (conseillé : 4 à 5 ans)
- Ruptures de contrats et transactions : 5 ans pour des transactions salariales, 30 ans pour indemnités de licenciement
- Etats de services des salariés : jusqu’à la liquidation de la retraite
- Cotisations à la sécurité sociale : 3 ans pour justificatifs de paiement ; 5 ans pour preuve envers le fisc (la réclamation pour paiement porte sur les 3 ans précédant l’avertissement)
- Registre d’hygiène et de sécurité : 5 ans.

Quelques rappels importants :
- Bien conserver une copie des documents envoyés pour signalements d’élèves aux services sociaux, à la MDPH, … ainsi que pour toute déclaration d’accidents et pour tout litige avec fournisseurs et assurances.
- Parmi les documents à conserver sans limitation, il y a tous ceux relatifs à la vie de l’école : journaux d’école, photos, relations d’évènements marquants, coupures de presse, etc…

Textes de référence : la circulaire au B.O. no 24 du 16 juin 2005.
Le site du service public.

© Crédit image : Katerina Koutsoglanni

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