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Bâtir un plan de formation en établissement

Temps de lecture : 16 minutes
Bâtir un plan de formation en établissement

Le chef d’établissement a la responsabilité de l’élaboration du plan de formation de son établissement. Mais comment peut-il l’élaborer ? La formation est-elle la réponse au problème ? Quelle organisation de l’établissement la rend efficace ? Comment établir un cahier des charges pour construire le projet de formation ?

Le plan de formation d’un établissement est un levier pour la mise en œuvre d’une politique de développement des compétences individuelles et collectives. Il est en lien avec les orientations institutionnelles de l’Enseignement catholique et de l’Éducation nationale. Il est établi en concertation sous la responsabilité du chef d’établissement. Son élaboration est un temps privilégié de dialogue, de prise de conscience pour chacun de sa place, de ses compétences acquises ou à développer, de ses attentes, de ses priorités et ses besoins de formation.
Le plan de formation d’un établissement est composé de formations individuelles voire de formations collectives. Certaines formations permettent des promotions de carrière. D’autres sont plus en réponse à une difficulté, un manque, un développement de compétences, un projet à construire.
Lire : plan de formation : un droit et une organisation, une dynamique de projet, un temps fort du travail d’équipe, des éléments facilitateurs… Un article issu du site Etablissement-formateur de Formiris.

1. La formation, une réponse à tout ?

"Cette formation n’a servi à rien". "Avec toutes les formations qu’elle a suivi, elle devrait changer, mais c’est toujours les mêmes problèmes". "On a beau avoir fait une formation en école, on n’arrive toujours pas à mettre en œuvre". " La formation était très intéressante mais je n’ai rien pu en faire".
Si vous formulez ces commentaires ou que vous les entendez, c’est que la formation n’était probablement pas l’unique solution ou la meilleure solution au problème !

Le chef d’établissement face à une demande ou un projet de formation doit se poser un certain nombre de questions pour examiner si la solution formation est opportune.
- Que devrait-il se passer dans l’idéal ? Cette question permet d’identifier ce qui est souhaité et les compétences nécessaires. Le recours au projet d’établissement, aux circulaires de rentrée et directives ministérielles, aux rapports d’inspection, aux orientations de l’Enseignement catholique, et aux orientations de la formation soutient la démarche.
- Que se passe-t-il en ce moment ?Cette question permet de faire un état des lieux et de repérer les niveaux de compétence actuels.
- Quelle est la cause ou les causes des différences entre l’idéal et la situation actuelle ? Suivant les réponses à cette question la solution ou les solutions à proposer relèvent de plusieurs registres. La formation n’est pas forcément la réponse pertinente ou n’est pas la seule réponse à apporter et il convient d’agir sur plusieurs leviers. Il est même recommandé de travailler de concert sur plusieurs niveaux.
Le tableau (1) ci-dessous schématise ces leviers d’action :



La formation peut répondre au manque de connaissance et/ou au manque de compétences. Elle aura davantage d’effet si elle est soutenue par une volonté politique, une organisation et un management. Il s’agit de passer d’une "logique formative" à une "logique d’apprentissage".
Elle ne peut résoudre les questions d’organisation, de management…
Si la formation est la réponse ou une partie de la réponse à la difficulté ou au projet, il convient de définir le besoin et d’élaborer
- un projet de formation pour une demande individuelle,
- un cahier des charges pour une formation collective.

2. Cahier des charges d’une demande de formation

Mettre en place une formation interne pour tout ou partie de la communauté éducative, monter une formation en réseau suppose d’élaborer un cahier des charges de la formation. Il sera utile pour lancer un appel d’offre ou simplement préciser la commande à un organisme de formation. Il sert de point de départ pour la négociation entre le commanditaire (établissement ou réseau d’établissement) et les formateurs (ou l’organisme de formation). Il oblige l’établissement à bien clarifier sa demande et les formateurs à entendre la demande. Après cette négociation, sa version définitive permet d’élaborer le contrat de formation et d’organiser la formation. Puis à l’issue de la formation, il est un instrument indispensable pour évaluer le dispositif au regard des critères définis au préalable.

Le cahier des charges est "un document contractuel, fixant les modalités d’exécution d’une action de formation" (Afnor) qui précise sous forme synthétique les réflexions préparatoires, les objectifs et les modalités de la formation. Il participe largement à la qualité des processus et des dispositifs de formation et oblige le demandeur à s’interroger sur le problème qu’il rencontre et sur la pertinence de la réponse "formation".
Il peut revêtir plusieurs formes. Votre association territoriale en propose peut-être un.

Voici un cahier des charges type à adapter en fonction du projet et de sa complexité.
Le demandeur doit apporter des réponses sur les points suivants :
1. Contexte, enjeux. Origine de la demande, le pourquoi de la demande, le problème identifié, les éléments qui permettent à l’organisme de formation de comprendre l’environnement dans lequel elle s’inscrit avec les éventuelles contraintes et difficultés.
2. But de la formation. Objectif stratégique et finalités de la formation. Ce qui doit être amélioré.
3. Public concerné : effectifs, qualifications, âges, niveau de formation, parcours professionnels, attentes, besoins, niveaux d’implication…
4. Objectifs de la formation : expression en terme de résultats de ce qu’on souhaite atteindre au regard du problème identifié. Indicateurs de réussite. Éventuellement, indication d’objectifs intermédiaires pour les différentes étapes d’apprentissage dans le cadre de formation longue.
5. Contenu de formation. Au regard des objectifs, connaissances et compétences à travailler avec les niveaux visés.
6. Dispositif de formation. Durée de la formation, déroulement dans le temps, modalités de formation, articulation de la formation avec les autres actions menées.
7. Dispositif d’évaluation. Outils et modalités pour mesurer le degré d’atteinte des objectifs de formation et la réussite du projet.
8. Plan d’action. Tâches à accomplir, responsables, acteurs, planning.
9. Profil des formateurs. Compétences spécifiques à préciser.
10. Coûts. Budget prévisionnel de l’ensemble du projet. Modalités de financement.
Ces items appellent des réponses précises sans être pointilleux pour laisser à l’organisme de formation autonomie et créativité.
Ce cahier des charges de la demande est un outil de dialogue et de contractualisation.
Après signature, dans le cas de formation se déroulant à des dates éloignées, il peut être ajusté pour éviter un décalage avec la situation du moment.

3. Le cahier des charges de la formation

Une fois l’organisme de formation choisi, ce cahier des charges de la demande sera complété par un projet de formation qui précisera
- l’organisation du dispositif,
- les objectifs pédagogiques décrivant les capacités des personnes à l’issue de la formation avec les conditions de transfert dans les situations de travail,
- les modalités pédagogiques,
- le profil des intervenants,
- l’organisation et la progression,
- les méthodes pédagogiques,
- les supports remis aux participants,
- les moyens matériels nécessaires,
- la répartition des rôles entre les intervenants et le chef d’établissement,
- l’organisation de l’évaluation.

4. Des contraintes

Budget limité, absences à gérer : il convient de repérer les actions de formation "à forts enjeux" et les personnes prioritaires. Le recours aux orientations de la formation de Formiris peut aider dans ce travail.
Quelques éléments à croiser :
- La pertinence d’une action et son impact par rapport aux objectifs du projet d’établissement
- Les formations qui s’inscrivent dans un projet d’action avec une mise en synergie de leviers et de personnes.
- L’importance des problèmes que la formation devrait aider à résoudre et son niveau d’urgence
- Une injonction institutionnelle (réforme…)
- Le nombre de personnes concernées. A manier avec prudence : une formation sur des personnes en responsabilité ou relais peut ne concerner qu’un petit nombre mais être efficace, une reconversion peut ne concerner qu’une personne mais être incontournable pour garantir un emploi…
- Les formations inscrites dans un parcours ou processus plutôt que des formations récurrentes demandées par les mêmes personnes
Des recherches d’autres budgets (fonds européens, fonds OPCA/EFP…). Quand c’est possible, un regroupement d’établissements pour une même formation…
Des recherches d’autres modalités : travail d’équipe, autoformation, ateliers de mutualisation, l’établissement formateur…

5. Une organisation d’établissement qui favorise l’efficacité de la formation

Le questionnement sur la "réponse formation" ouvre vers des leviers comme l’organisation et le management.
L’élaboration du cahier des charges de la demande propose d’identifier l’"articulation de la formation avec les autres actions menées".
Le document : les leviers du chef d’établissement propose différents outils : projet d’établissement et "démarche projets", organisation favorisant un travail intelligent, lieux participatifs, entretiens individuels, démarche compétences et portfolio… Tout cela concourt à une efficacité de la formation et au développement de la professionnalisation de l’équipe éducative.

6. Le conseil en formation

Chaque association territoriale Formiris est à la disposition des chefs d’établissement pour les aider à élaborer leur plan de formation. Elle reçoit également les demandes de conseil en formation des enseignants. En premier degré, les chargés de mission des directions diocésaines sont aussi des ressources pour le conseil en formation.


(1)Tableau issu et adapté de "Conduire un audit à visée participative", A. Aubert-Lotarski, M. Lecointe, B. Maës, M. Rebinguet et M. Saint-Jean. Lyon, éditions Chronique sociale, 2006 par l’Ecole supérieure de l’Education nationale (ESEN), consulté sur le site le 24 août 2011 : École supérieure de l’Éducation nationale (ESEN).

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